Esta matriz fue creada por el Comandante y Ex Presidente de los Estados Unidos, Dwight Eisenhower, y popularizada por Stephen Covey, autor del bestseller “Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva”.
La matriz tiene dos ejes:
- Lo Urgente: Está asociado a la tarea que requiere “supuestamente” nuestra atención inmediata, digo supuestamente ya que por lo general, lo urgente es lo que no fue planificado y necesita ser resuelto en el corto plazo.
- Lo Importante: Está asociado con la planificación, está estrechamente relacionado con la Visión y Misión de la organización, por ende, requiere de un diseño , de una proyección en el tiempo y con ella una planificación de actividades.
Si descuidamos lo importante, éste se convertirá en urgente, y difícilmente podrá gerenciar ya que deberá constantemente resolver lo urgente y adiós a la Planificación, Organización, Dirección y Control.
La combinación de urgente e importante es lo que determina el tipo de acción a realizar con la tarea.
I Cuadrante – Importante y Urgente: Son tareas que no pueden ser pospuestas debido a lo urgente de su naturaleza. Son tareas que tienes que solucionar cuanto antes dejando de lado cualquier otra cosa que estuvieras haciendo en ese momento.
Acción : ACTUAR
II Cuadrante – Importante pero No Urgente: Son tareas que no son urgentes en el corto plazo pero sí que tienen una gran importancia a largo plazo.
Acción : PLANIFICAR
III Cuadrante – Urgente pero No Importante: Aquí se esconden casi todas las formas de interrupción conocidas y por conocer (teléfono, reuniones, visitas inesperadas en tu mesa de trabajo, mail etc). Busca alguien que pueda ocuparse de este tema con la rapidez requerida pero no dejes que te distraiga de tu verdadero “CORE”.
Acción : DELEGAR
IV Cuadrante – Ni Urgente Ni Importante: Aquí se suelen esconder tareas en las que ocupamos nuestro tiempo cuando procrastinamos.
Acción : POSPONER
Esta matriz es una herramienta de mucha ayuda para la gestión del tiempo, si se aplica adecuadamente en las empresas nos ayudará a ahorrar mucho tiempo y dinero.