Existen estadísticas que sostienen que solo el 20% de los proyectos finalizan con el objetivo planteado, es decir logran superar la triple restricción de tiempo, costo y alcance.
Muchos suelen decir que sus proyectos terminaron mal, ¿será correcta esta afirmación? O debemos decir que sus proyectos empezaron mal.
Las posibles causas de los malos resultados en los proyectos son:
Mala Definición de los Alcances: Esta situación es normal al inicio del proyecto, pero a medida que se avanza en la definición del alcance, no existe ninguna razón para mantener los objetivos poco claros o ambiguos. También pasa a menudo, que el cliente realiza muchos cambios al alcance a lo largo del proyecto.
Mala Gestión de los Interesados (Stakeholders): Todas las personas o instituciones que se vean afectadas por el proyecto tendrán un grado de participación en el éxito o fracaso de éste. Sin la colaboración y compromiso de los interesados los proyectos se resienten. Los más peligrosos son los indiferentes.
Mala Planificación: Una adecuada planificación comienza con la misión del proyecto, es decir, por qué existe. Con la definición clara de sus objetivos y metas. La identificación de los principales riesgos. El conocimiento de los supuestos y restricciones. Elaboración de los diversos cronogramas y la asignación inteligente de los recursos a cada actividad del proyecto.
Falta de Seguimiento y Control: Generalmente le resulta difícil al gerente y al patrocinador saber el estado de avance del proyecto. La razón es que no aplican las técnicas y herramientas adecuadas para hacer un seguimiento y control del proyecto efectivo.
Falta de Metodología de Trabajo: No se cuenta con una metodología probada para el desarrollo de los proyectos, también se falla en la conformación de los equipos de trabajo y a veces en la contratación del gerente del proyecto.
Mala Gestión de los Riesgos: En todo proyecto existen riesgos, que se tienen que conocer en la fase de inicio, donde se evalúan los impactos y se establecen las respuestas a ellos.
Entre otras posibles causas están: Equipos de trabajo poco motivados, no existe un procedimiento robusto para la gestión de cambios, mala comunicación, y no saber decir “no”. Estas no son todas las causas, ni tampoco se encuentran en algún orden, son las más frecuentes a criterio nuestro.
Estas son muy a menudo las reacciones de los gerentes de proyectos cuando se presentan los malos resultados: Entusiasmo, Desilusión, Pánico, Buscar Culpables, Sancionar inocentes y Premiar a los que no Participaron.
Esto nos lleva a darles una importancia superior a los motivos que generan estos fracasos y a desarrollar lineamientos para corregirlos. La búsqueda de las mejores prácticas en gestión de proyectos a través de la capacitación y especialización en esta materia es el camino adecuado.